2021年以来,中海地产携手飞书发起新一轮组织再造,基于飞书打造了中海的新一代协作平台“中海通”,助力业务高效管理,加快企业信息流动,提高人效。
公司介绍
中海企业发展集团有限公司隶属于中国建筑集团有限公司,1979年创立于香港,1992年在香港联交所上市,2007年入选恒生指数成份股。公司拥有 43 年房地产开发与不动产运营管理经验,业务遍布港澳及内地 80 余个城市及美国、英国、澳大利亚、新加坡等多个国家和地区。
飞书让行政管理更高效
往往是越大的组织,行政工作往往越是难做。其本质原因在于,工作内容琐碎,却又涉及到每位员工信息的收集和同步。飞书的“异步沟通”与“自动化”特性,让繁琐的行政事务,也能顺畅妥帖。
飞书文档一改中海地产的信息传递方式。以往,在行政工作中需收集大量信息如员工资料、员工反馈等,并需细致到人。信息是从员工到部门的层层递进,不但周期长,还极易出错,行政人员疲于信息的粘贴汇总。现在使用飞书文档中的多维表格,部门或者员工只需填写对应表单即可完成信息上报,所有信息自动汇总一处。现在中海地产中的订餐收集、防疫信息、防疫日报、社团报名都使用飞书文档收集,免去了行政人员的繁琐通知汇总,快速掌握一线信息。
行政部门的另一个挑战,则在于如何高效服务每一位员工。依托于飞书服务台功能,中海地产打造了“海小智助理”。员工只需提出问题,后台中的问题解释就能自动回复。如面对特殊问题,服务台将对接专人快速解决问题。让重复问题好回答,疑难杂症找专家。
飞书让采购管理更敏捷
因业务需求,中海地产成了独立的供应链公司负责全公司的建材、施工耗材等原材料供应,确保工程部门的施工进度。以往,都是各地市场部门将报价整理成表格,随后发送给运营和采购。当运营同事整理完成,内部评估通过后,市场部门才能推动下一步的合作。显然,在实际工作中,这一沟通过程会反复 2-3 次,花费 1-2 天的时间。如果市场部门提交的文件格式不标准,又需再次的文件发送。
通过多维表格,中海供应链企业轻松搭建一套轻量级的询报价系统,把询报价工作自动化、可视化。现在市场部门只需在多维表格中,提交对应报价信息即可。不但简单,也通过格式设定规范了流程。多维表格还支持自动化通知,接收到信息后运营人员便能第一时间接收到通知,反之,通过后也能自动通知市场人员快速推进。显然,这大大减少了运营人员的反复沟通,一张表就能把控所有的报价管理。
从管理角度,在市场上购买同类型的询价系统需要 10 万到 20 万不等,从立项到上线至少需要 3 个月。而多维表格不花一分钱,就让采购管理变得省钱、省事、省心。
飞书让活动组织更简单
飞书的日历不仅仅是日程的管理,还能是企业活动的“公告板”。在中海地产,设立了大量的体育社团活动以提升员工的身心健康,并增加员工间的非正式沟通,提高团队协作关系。
过去活动的下发和通知,往往是通过消息通知进行下发,无法确保同步到每一个人。现在,飞书的公共日历与全员日历帮助中海地产快速组织活动,中海的社团管理人只需将不同活动日程设置成公共日历,员工通过查询便知近期的所有社团活动安排。随后,员工只需根据需求点击日历中的“接受”即可参加活动,还能在活动前自动收到活动提醒。