"20亿红包、27天、1000多人协同......时间紧、任务重,抖音团队使用飞书OKR 设定清晰统一的目标;以飞书文档作为人员协作、信息流转的中心;使用飞书表格管理项目,各团队间的配合严丝合缝,这才让春节红包项目圆满落地。"
春晚红包团队
抖音
公司介绍
2021 年的春节,抖音上线了春节红包活动“团圆家乡年”,共计发出 20 亿元红包。然而这个项目背后,是对抖音团队的巨大挑战:时间紧、任务重。从与春晚确定合作关系到春晚举办,抖音团队只有短短 27 天筹备时间。这么短的时间内,需要协调多个部门 1000 多人参与到项目中来。如此繁重的工作、庞大的团队,抖音团队是如何迅速组织作战的?秘密武器就是飞书。
用飞书对齐 OKR,团队目标清晰统一
OKR 就是 Objectives & Key Results,目标与关键成果法,是一套明确和跟踪目标及其完成情况的管理工具和方法。字节跳动从创立之初,就开始使用 OKR。从早期使用别的工具写,到后来专门开发了飞书OKR,将方法沉淀到工具。
为什么相比于传统的 KPI,OKR 可以更有效地让团队明确目标,并向着目标全力前进呢?
1.OKR 在上下级之间对齐,且在公司范围内公开透明。员工能看到每一层上级的 OKR,甚至一直看到 CEO 的 OKR,可以形成全局观念,了解自己的工作如何支撑整个公司或项目实现大的目标、自己作为一环贡献了什么样的价值,而不是只盯着划给自己的一个 KPI 指标数字。
2.OKR 不直接与绩效考核挂钩,同时 OKR 也可以根据当前的需求进行灵活调整。在有抖音春晚红包这样的临时项目的时候,员工不会感觉到抗拒,或者担心项目和自己本身的 KPI 年度目标和绩效考核产生冲突,正是因为大家都在根据“实现春晚红包项目”这一目标做自己的目标拆解。员工不会畏惧制定高目标而被影响到绩效:在绩效考核时使用“360度评估”,员工的上级、合作方等都会参与评价,员工为目标所作出的努力、取得的成果,大家都会看在眼中。
抖音红包项目启动时,团队成员就快速更新了自己的 OKR、 并上下级之间对齐 OKR。不仅每位成员明确了自己的工作目标,在飞书当中点开任意一位同事的头像,都可以查看了解他/她的 OKR 信息,降低了很多团队中沟通、协同的门槛。
用飞书文档协作和沟通,团队配合顺畅无间
上千人的项目,如何有效协同和沟通呢?如果是借助一个大型群聊,有用的关键信息经常会被淹没在杂乱的讨论中;如果是借助组织架构,进行层层向上汇报和向下通知,不仅效率低下,还难以避免会有信息丢失。
抖音春晚红包团队使用的方式是,将文档作为所有人员的指挥站和所有信息的中心枢纽,人围绕着文档展开工作。
相关人员为项目分门别类建立了详细的文档,包括准备期的研发安排,春晚当晚的活动剧本,几次演练的流程,以及应急预案等等。不仅是所有的相关信息都沉淀在文档当中供大家查看,项目成员的分工也一样在文档中被用 @ 进行了明确标示。 当一位成员被 @ 出来的时候,他在会话界面就会收到一条消息推送,确保信息不会因为“没有看到”而丢失。在这个过程中,文档没有被发送给这位成员,而是成员接到通知,来到文档查看并领取自己的任务。
使用文档的另外一大好处就是大幅减少了开会的需要,从会议的同步沟通模式,转变为文档的异步沟通模式。会议要求所有人都在线,一人发言,其他人听,很多关键信息在走神中被错失。而且会议时间有限,有时并不能很好地讨论出满意的结论。而在文档上,可以 @ 相关的同事,一方面对方通过阅读就获取了需要了解的信息,另一方面对方可以自己安排时间进行思考和输出。比如说,项目组要对所有可能出现的意外情况进行罗列,一个“同步”开的会议,只能 1-2 小时大家现场讨论。而一个“异步”写的文档,可以在很长的时间范围里不断被丰富。
飞书让千人量级的团队协作井井有条、顺畅无间。不是文档围着人转,而是人围着文档转。
用飞书表格做项目管理,便捷与高效兼得
研发部、产品部、市场部、法务部、运营部......在这样一个争分夺秒的项目里,这么多的部门都需要参与其中,项目管理必不可少。如何协调各个部门和团队之间严丝合缝地高效配合,不浪费一点时间?项目管理团队并没有使用复杂的工具,而是直接用飞书表格高效地解决了问题。
在表格中每一列代表一天,项目的进度被细化到了以天为单位。每一行是一个团队,都有相应的负责人被 @ 出来。和文档一样,当成员在表格中被圈出来时,他/她一样会在会话窗口收到提醒,这就是飞书各个模块打通所带来的顺畅体验——在即时通讯的会话窗口里,能看到文档、表格、OKR、审批等等所有类型消息。
在春晚红包项目中,团队负责人们每天对着这个表格快速开个会,确认一下当前的进度,看是否需要调整计划,大家“校准”时间之后再同步给自己团队的成员。
使用飞书做项目管理,无需学习复杂的工具,用一张表格,就可以便捷联通事项、时间和负责人。
在新春的欢乐气氛中,抖音春晚团队为全国人民发放了 20 亿红包。这背后不仅有 1000 余人团队 27 天奋战的奇迹,还有飞书这样一款覆盖了目标管理、协作与沟通、项目管理方方面面的办公神器。